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FLASH – AGENCE IMMOBILIÈRE

Politique de confidentialité et de gouvernance des renseignements personnels

1. Objet et champ d'application

La présente politique a pour objet d'établir les principes et les pratiques que Flash Immobilier inc. (ci-après "Flash" ou "l'Organisation") applique dans le cadre de la collecte, de l'utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP), de ses modifications successives, ainsi qu'aux obligations professionnelles encadrées par l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ).

Elle s'applique à l'ensemble des renseignements personnels traités par l'Organisation dans le cadre de ses activités, qu'il s'agisse des personnes ayant recours aux services de courtage immobilier de Flash, des visiteurs et utilisateurs de ses plateformes numériques, ou de tout autre individu dont l'Organisation serait amenée à traiter les renseignements dans l'exercice de ses fonctions.

2. Définitions

Aux fins de la présente politique, les termes suivants désignent :

« Renseignement personnel » : toute information qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier, notamment le nom, les coordonnées, les données financières, les pièces d'identité, la situation familiale ou tout autre élément de nature identificatoire.

« Traitement » : toute opération effectuée sur un renseignement personnel, incluant sa collecte, son utilisation, sa communication, sa conservation, sa modification et sa destruction.

« Tiers » : toute personne physique ou morale, entité ou organisme externe à l'Organisation, à qui des renseignements personnels peuvent être communiqués dans les conditions prévues par la présente politique et par la loi applicable.

« Plateforme numérique » : tout site web, formulaire en ligne, outil interactif ou interface électronique exploité par ou pour le compte de Flash.

3. Principes directeurs

L'Organisation fonde ses pratiques en matière de renseignements personnels sur les principes suivants :

  • Finalité : les renseignements personnels sont collectés pour des fins déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traités de manière incompatible avec ces finalités.
  • Minimisation : seuls les renseignements nécessaires à l'accomplissement des finalités poursuivies sont collectés.
  • Exactitude : l'Organisation prend les mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour.
  • Sécurité : des mesures de protection appropriées, proportionnelles à la sensibilité des renseignements, sont mises en place à toutes les étapes du traitement.
  • Transparence : toute personne est informée, au moment de la collecte, des finalités poursuivies et de ses droits à l'égard de ses renseignements personnels.

4. Collecte des renseignements personnels

4.1 Nature des renseignements collectés

Dans le cadre de ses activités, Flash peut être amenée à collecter diverses catégories de renseignements personnels, notamment des informations d'identification, des données de contact, des renseignements de nature financière ou patrimoniale, ainsi que tout autre renseignement pertinent à la réalisation des services sollicités ou à l'exécution d'une transaction immobilière.

4.2 Modalités de collecte

Les renseignements personnels peuvent être recueillis par différents canaux, incluant les interactions directes avec les représentants de l'Organisation, les formulaires et outils disponibles sur les plateformes numériques de Flash, la documentation transmise dans le cadre d'une démarche transactionnelle, ou tout autre moyen adapté à la nature du service rendu.

4.3 Consentement

La collecte de renseignements personnels s'effectue avec le consentement de la personne concernée, lequel doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Dans certaines circonstances prévues par la loi, notamment dans le cadre de l'exécution d'un contrat ou d'une obligation légale, la collecte peut s'effectuer sans consentement exprès.

Toute personne peut retirer son consentement en tout temps. Ce retrait est consigné par écrit et prend effet dans un délai raisonnable. L'Organisation informe alors la personne des conséquences possibles sur sa capacité à bénéficier des services concernés.

5. Utilisation et communication des renseignements personnels

5.1 Finalités d'utilisation

Les renseignements personnels collectés sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment afin de permettre la réalisation de transactions immobilières, d'assurer la tenue des dossiers conformément aux obligations professionnelles applicables, de répondre aux demandes de services formulées, et de satisfaire aux exigences réglementaires et légales en vigueur.

5.2 Communication à des tiers

Dans le cadre normal de ses activités, Flash peut être amenée à communiquer des renseignements personnels à des tiers dont l'intervention est nécessaire ou utile à la réalisation des finalités poursuivies. Ces tiers peuvent inclure des partenaires professionnels, des prestataires de services, des organismes de réglementation ou de surveillance, ainsi que tout autre intervenant dont le concours est requis dans le contexte des services offerts.

Lorsque la communication est effectuée dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de service, l'Organisation s'assure que les conditions contractuelles encadrent adéquatement le traitement des renseignements confiés, leur utilisation limitée aux fins du mandat, et leur destruction à l'issue de celui-ci.

5.3 Communication hors Québec

Préalablement à toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, l'Organisation procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de s'assurer que ces renseignements bénéficieront d'une protection adéquate dans le territoire de destination, eu égard notamment à leur nature, à leur sensibilité et aux mesures de protection disponibles.

5.4 Plateformes numériques

Les renseignements recueillis par l'entremise des plateformes numériques de Flash, notamment dans le cadre de demandes d'information ou de mise en relation, peuvent être traités aux fins de répondre à ces demandes et, le cas échéant, être communiqués aux intervenants appropriés de l'Organisation ou à des partenaires pertinents dans le contexte de la demande formulée.

Flash peut également utiliser des témoins (cookies) et des technologies similaires sur ses plateformes afin d'améliorer l'expérience utilisateur, d'analyser l'utilisation des services et d'optimiser ses communications. Les paramètres de ces technologies peuvent être ajustés par l'utilisateur dans les préférences de son navigateur.

6. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve des obligations légales et réglementaires applicables. En matière de courtage immobilier, les dossiers sont conservés pendant une période minimale de six (6) ans suivant leur fermeture définitive, conformément aux obligations professionnelles en vigueur.

À l'expiration de la période de conservation applicable, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés selon des procédures sécurisées permettant d'en prévenir toute reconstitution ou utilisation ultérieure.

7. Mesures de sécurité

Flash met en oeuvre des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques proportionnelles à la nature et à la sensibilité des renseignements personnels traités. Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisés.

L'Organisation maintient ces mesures à jour et les adapte en fonction de l'évolution des risques identifiés et des meilleures pratiques reconnues dans le secteur.

8. Gestion des incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité désigne tout accès, utilisation ou communication non autorisé d'un renseignement personnel, ou toute perte de renseignement personnel ou autre atteinte à la protection de celui-ci.

L'Organisation dispose d'un protocole de gestion des incidents de confidentialité prévoyant les mesures à prendre pour contenir l'incident, évaluer les risques de préjudice, aviser les personnes concernées et, le cas échéant, la Commission d'accès à l'information du Québec, conformément aux exigences légales applicables.

9. Droits des personnes concernées

Toute personne dont les renseignements personnels sont traités par l'Organisation dispose des droits suivants, sous réserve des limitations prévues par la loi :

  • Droit d'accès : obtenir confirmation du traitement de ses renseignements personnels et en recevoir copie.
  • Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
  • Droit de retrait : retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels.
  • Droit à la portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels collectés auprès d'elle, dans les cas prévus par la loi.
  • Droit à la désindexation : demander qu'un lien hypertexte permettant d'accéder à ses renseignements personnels soit désindexé, dans les cas prévus par la loi.

Les demandes d'exercice de ces droits sont traitées dans les délais prescrits par la loi et font l'objet d'une réponse écrite.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément aux exigences légales, Flash a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller à l'application de la présente politique, au traitement des demandes d'accès et de rectification, ainsi qu'à la gestion des incidents et des plaintes.

Pour toute question, demande ou plainte relative au traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le responsable désigné :

Carl Hozjan

Dirigeant d'agence, Flash Immobilier inc.

Responsable de la protection des renseignements personnels

T : 819 208-9354

Les plaintes sont traitées avec diligence dans un délai n'excédant pas trente (30) jours ouvrables suivant leur réception. Une réponse écrite est transmise à la personne concernée à l'issue du traitement.

11. Modifications à la politique

Flash se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps afin de refléter l'évolution de ses pratiques, des exigences légales ou réglementaires applicables, ou de toute autre circonstance pertinente. La version en vigueur est disponible en tout temps sur les plateformes numériques de l'Organisation. En cas de modification substantielle, les personnes concernées en sont informées par les moyens appropriés.

Flash Immobilier inc. — Politique de confidentialité